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【必見】テレワークで働き方改革する方法を専門業者が解説

昨今、国や地方は働き方改革に向けてテレワーク環境を構築した企業に対して様々な助成金制度を発表しています。しかしテレワーク環境を構築するにあたり何の機材を導入すれば良いかわからない企業様がいるかと思います。この記事では働き方改革をテレワークで実現させる最短の方法を解説していきます。

テレワーク導入で働き方改革を実現できる

国が働き方改革を推進する背景には日本の労働人口が激減していることが挙げられます。日本の総人口は2060年には8674万人になり生産年齢人口は4418万人と、ピーク時だった1995年の8716万人の半分になるという予測が出ています。

参照:国立社会保障・人口問題研究所

日本の国力・生産力の低下に歯止めをかけるべく内閣は「働き方改革」を掲げ、企業にITやテレワークを導入することで、より生産性を高めようとしているのです。

実際にテレワークを導入することで生産性が上がることが実証されており、またテレワーク導入でもらえる助成金の後押しもあり、日本企業ではテレワーク導入がかなり進みました。

テレワーク導入によるメリットを解説した記事はコチラ

テレワーク導入で働き方改革するのに必要なもの

自社でもテレワークを導入したい!…でも何から導入すれば良いのでしょうか。テレワーク導入のための必須機材は以下の3つです。

VPNルーター=入り口でIDチェックを行う受付員 
商品例:ZC1000

UTM=怪しい人を通さないガードマン
 商品例:SS5000Ⅱ  

ファイルサーバー=資料の受け渡しを行う事務員
商品例:GF1000Ⅱ

これらのテレワーク三銃士である
・VPNルーター
・UTM
・ファイルサーバー
3機種を導入すれば安全かつ便利なテレワーク環境を構築することが可能です。

テレワーク導入で働き方改革するにはファイルサーバーが重要

この中で働き方改革を実現するために特に重要なのがファイルサーバーです。VPNルーターによって会社PCとリモート先PCを接続できてもそこでファイルのやり取りができなければ作業を進められないからです。今回ファイルサーバーで人気の商品GF1000Ⅱを導入することで可能になることを解説していきます。

会社PCにあるファイルを開き作業出来るようになる

ファイルサーバーはテレワーク先で作成したファイルや、会社のパソコンにあるファイルを同じサーバー上で管理してくれるため、WebブラウザでGF1000Ⅱにアクセスすることでテレワーク先でも会社にあるファイルデータを開いて作業することが出来ます。またグループ単位でフォルダが作成できるため、社内部署ごとにフォルダ管理も可能です。

GF1000Ⅱ商品サイトより画像を参照

大容量ファイル転送が出来る

メールでは送信しきれない大容量のファイルもGF1000Ⅱを中継して送信することが可能です。そのためギガファイル便などの外部サービスを毎回使用する必要もなくなり、作業がスムーズになります。

ビジネスホンでの通話を録音できる

オフィスにあるビジネスホンでの通話データをGF1000Ⅱに自動保存することが可能なため、重要なやり取りがあった際にあとから通話内容を確認することが出来ます。また保存された通話データはフォルダごとに管理することが可能です。

テレワーク中の不正やサボりを防止して働き方改革

テレワークはオフィスにあるPCに従業員のテレワーク先のPCからアクセスさせるため、目が届かないことを利用して不正や情報漏えいの温床になりかねません。

それらを防ぐために新たにセキュリティ会社と契約しないといけないのでしょうか?

いえ、GF1000Ⅱには「OfficeLogAce」というインストールしたPCのファイル操作履歴などを記録することが出来るソフトが付属しており、従業員のPCを見える化することでサボりや不正を防止することが出来ます。

「OfficeLogAce」の主な機能は

1.どのファイルを操作したのかがわかる

2.どんなWebサイトを閲覧したのかがわかる

3.USBメモリに転送したデータがわかる

になります。

【製品チラシ】「GF1000 OfficeLogAceの特徴について」より画像参照

さらに今回、従業員の氏名が記入されているファイル(名簿などのエクセルファイル)をGF1000IIで自動検知し、そのファイルが操作されたら「OfficeLogAce」上でログを残す機能が追加されました。

上記の機能で勤怠ファイルの書き換え等の不正を防止できます。

テレワークに特化したチャットツールで働き方改革

GF1000Ⅱは「SMART Message」というビジネス向けのチャットアプリと連結が出来、チャットからの勤怠管理、データ共有がスムーズに行うことが出来ます。

なぜビジネス向けチャットアプリが必要なのか?

チャットアプリならLINEでいいのでは…とお考えの方もいると思いますが、一般向けのアプリは情報漏えいのリスクが非常に高いです。

LINEはユーザーの個人情報が業務委託先である中国の企業からアクセスできる状態になっていたこともあり、企業で扱うチャットアプリはセキュリティ対策が万全なビジネス向けのチャットアプリを使用するのが先決です。

SMART Messageは通信の暗号化に加えて『NGFW』と『WAF』の2つのファイアウォールで情報を防衛しているため金融機関が利用するほどの非常に強固なセキュリティを実現しております。

添付ファイルの閲覧はずっと出来るようになる

同じチャットアプリのLINEとの大きな違いの一つに添付ファイルの閲覧期間の違いがあります。LINEでは添付ファイルの閲覧期間は7日間ですがSMART Messageでは永久的に閲覧出来ます。

ビジネスチャットで勤怠管理をスムーズに

スマホなどにインストールしているSMART MessageをGF1000Ⅱと連結させることで、テレワーク先からでも勤怠管理が可能になります。さらに送信した勤怠データはGF1000Ⅱにある勤怠管理クラウドサーバに送られ、後からデータの閲覧や修正が可能なため、他の有料の勤怠管理ソフトを導入する必要はありません。

従業員1人につき複数のデバイスで使用可能

SMART Messageは1ライセンスにつき複数のデバイスで使用できるため、本社に出社の際はオフィスPCでアプリを使用、テレワークの際はスマホから使用…と使い分けることが出来ます。

FAXを受信した際の通知機能

FAXを受信するたびGF1000Ⅱを中継してFAXデータが受信されたことをスマホやPCにインストールされているSMART Messageに通知されます。通知は個人だけでなくグループ宛てに通知させることも可能です。SMART Messageを導入していない場合はメールで各従業員に通知されます。

GF1000Ⅱ商品サイトより画像を参照

FAXデータの確認漏れがなくなるため、FAXを特に多用する業種(建築、不動産)などにおすすめです。

テレワークで働き方改革するならファイルサーバーを導入すべし

ファイルサーバー「GF1000Ⅱ」はネットワーク上で単にファイルのやり取りを行うだけでなく、上記のように働き方改革を実現させるための環境構築を担ってくれる機能があるのです。

ぜひこれを自社で導入したい!でも経費がかかりそう…そう思っている方も多いと思います。

現在、テレワークを導入することで助成金がもらえる制度が多々あるのはご存知でしょうか?例えば東京ではテレワーク定着促進助成金が5月10日から開始しています。

しかし助成金の申請には受給条件を満たすための労務環境の構築、書類の書き方など自社だけでやるには非常にハードルが高い側面があります。

おまかせテレワークは助成金に詳しい社労士との連携もあり、機材の設置だけでなく助成金についての相談やサポートも併せて行っています。

テレワーク助成金の申請は今だけですので、ぜひお気軽にご相談ください。

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