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テレワークで研修を行うには?必要なものやメリットやデメリットも解説

近年のコロナ禍の中、感染対策や業務効率化のために「テレワーク」を導入する会社が多くなってきています。

最近では、入社試験や面接などもテレワークで行う会社が多いようです。

入社後の研修なども、テレワークで行っている企業が増えつつありますが、テレワークではメリットも大きいですがもちろんデメリットも存在します。

今回はテレワーク研修を実施した際に起こる注意点やメリット、デメリットを解説していきます。

テレワーク研修には何が必要?

研修中に、映像が止まったり、ネット接続が切れたりすると、研修に集中できない状態になってしまうため、テレワークを導入するにはまずは社内ネットワーク整備が必要になってきます。

そして社内資料などで研修を進めていく場合は、研修生が社内LANへアクセスできるようにすることも必要になるかと思います。その場合は外部PCから社内ネットワークへの接続を実現できる「VPN接続」が必要です。

それでは「テレワーク」を導入するために必要な「社内ネットワーク環境整備」と「VPN接続」に関して説明します。

テレワーク研修には社内ネットワーク環境整備が必要

社内ネットワークの速度が遅いとテレワークのネット速度も遅いものになります。

まずは

・ルーター

・ハブ

・LANケーブルのカテゴリー

上記をチェックしていきます。

ルーター・ハブ

ルーターとハブに関してはGiga対応の機械になっているか確認しましょう。もしGiga対応の機械でない場合は、機器の交換を推奨します。

ルーターに関しては現在Giga対応のものがほとんどですが、ハブに関してはGigaに対応していないものも多々出回っています。片方がGiga未対応ですと回線スピードを最大限に使えないため注意しましょう。

LANケーブル

LANケーブルに関しては各カテゴリーで速度の目安があるので参考にしてください。

ELECOM様のサイトより画像参照

上記の表がカテゴリー別の速度比較目安になります。

CAT5ケーブルは1991年に認証された古い形式のため、あまり使用されなくなってきています。現在は一般的に広く使われているのはCAT5eケーブルになります。またモデムに付属されているケーブルの多くがCAT5eケーブルです。

しかし動画を配信する等で情報量が増えることが予想されるテレワークで研修を行う際は、一般家庭での用途を想定したCAT5eのLANケーブルよりも、伝送帯域が大きい「カテゴリー6:CAT6」以上のLANケーブルを推奨します。

また、社内で接続しているほぼすべてのLANケーブルがCAT6であっても、1か所だけCAT5eのLANケーブルを使用していた場合、「下位互換」によって社内のネットワーク速度はCAT5eになるため、伝達情報量が半減してしまい通常業務に支障が出る可能性があります。

そのため大量のデバイスと接続している、大容量のデータを取り扱っている企業様はケーブル交換を推奨します。

おまかせテレワークではネットワーク構築の相談も承っています。オフィス周りのケーブルを一新したいとお考えの際はお気軽にご相談ください。

VPN接続に関して

テレワーク研修の実現には社内にVPNルーターを設置し社外から社内ネットワークへアクセスできた方が効率的です。

例えば社外の研修生が社内ファイルを閲覧できれば動画や研修カリキュラムのファイルを見ながら社外に重要ファイルを持ち出すことなく自宅で研修が可能になります。

テレワーク研修に必要なVPN接続をするにはVPNルーターが必要になります。具体的にどういった機械を選定すればいいのか懸念がある方も多いかと思います。

そこで今回は導入のしやすさに定評がある「ZC1000」というVPNルーターを紹介します。

ZC1000には「VPN接続機能」以外にも、他社のVPNルーターでは端末1台ごとに設定が必要になるところ、ZC1000では設定がクラウド上に保存ができるため簡単に接続ができるという特徴があります

下記ではZC1000についてさらに詳しい解説をしています。

テレワーク時、会社PCで使用しているソフトはどうする?外から会社PCを簡単リモート操作!

テレワークで研修を行う際の注意点

現在、コロナ禍でテレワーク研修を行なっている企業が増加しています。その中で、テレワークを実施する際の注意点をいくつか紹介します。

1ネットワーク環境の整備

2カメラを導入し姿をしっかり写す

3自分ごととして受け入れられる研修内容の構成

4リアルタイムで行える課題の提供

5喋る機会を作る

上記の5つが主な注意点になります。

上記の1、2番は環境整備の問題で姿が見えないと本当に研修を行なっているかが不明確になります。1番は序盤でも説明させていただきましたが、社内のネットワーク環境によっては資料や動画がしっかり写らないなどの問題が発生し研修生の集中力が落ちてしまいます。

3番は特に重要になります。ただ研修を受けさせるのではなく、主体性を持って研修に参加させるために振り返りや、深堀をさせることが重要になってきます。現場だけではなくオンラインでも自社の意思を伝え主体性を持って仕事に取り組める人材を育成するために、研修の合間にグループごとに話し合いによるアウトプットや、営業の研修でしたらオンライン上でロープレを行うことが大事になってきます。

4番はテレワークで行ったことを後日や、後回しで懸念事項を解決するのではなく、すぐに上長に相談できる機会を作ることが大切です。できるだけ先輩や上司がオンラインの向こう側で待機し、質問や議論に応じてあげることも大事です。

5番はコミュニケーションに関してですが、テレワーク研修ではオンラインという対面ではない特殊な空間のため、話す機会をあまり多く作れない方もいます。その中でオンラインだからしょうがないではなく、オンラインだからこそコミュニケーションを取れる機会を作るべきです。雑談をしながら仕事での気づきを共有できる可能性もあるからです。

テレワーク研修でのメリット

テレワーク研修ではメリットもあるのですがデメリットもあります。メリットもデメリットも把握した上でテレワーク研修を行いましょう。

交通費などのコストが削減できる

会社までの交通費のコスト削減や移動時間の削減、コロナの感染対策として「密」を避けられます。また研修を行う会場のレンタル料金もかかりません。

会場使用に関する工数の削減

会場を使用する場合、準備や後片付けで時間を取られますがテレワークでは配置する人数を増やすこともなく準備がとても楽になります。

資料や進捗をデジタル化できる

会場での研修の場合は「紙媒体」で資料を準備しますが、オンラインでは画面共有の機能があるので資料のホチキス止め等の準備が不要になります。研修後のアンケートなどもデジタル化すれば管理や集計がとても楽になります。

上記が主なメリットになります。

テレワーク研修でのデメリット

次はテレワーク研修のデメリットを説明させていただきます。

コミュニケーションが減少する

通常の社員研修の場合は、同じ空間を共有していることで多少のコミュニケーションが行えるのですが、テレワーク研修の場合、休憩時間などはビデオをオフにする方も多いため研修生同士のコミュニケーションは減少する傾向にあるようです。

ネットワークトラブルが発生する可能性がある

テレワーク研修の最大のデメリットとしてネットワーク環境による不具合が起こる可能性があります。会社側は問題なくても、研修生の自宅環境によってテレワークが困難な場合もあるかと思います。事前にアンケートをとるなど、しっかり調査した上で研修を行うことが重要です。

自宅環境によるデメリット

自宅にお子さんやペットがいる場合や、集中できない環境の場合はテレワーク研修を実行しても集中力が散漫する可能性があります。

研修生全員が集中しやすい静かな環境にいるとは限りません。そのことを配慮したうえで、研修生がオンライン研修中にモチベーションを維持できるように上司が適度にコミュニケーションをとる必要があります。

まとめ

テレワーク研修に関する注意点やメリット・デメリットをまとめさせていただきました。現在多くの企業がテレワーク研修を導入しているかと思います。テレワークは自宅で仕事や研修ができる面や、準備が比較的楽なメリットがありますが、コミュニケーション不足や、集中力の欠如といったデメリットも存在します。

そういった課題を解決できたら、研修生側からしてとても魅力的な会社になります。

自社でもテレワーク研修を行いたいけどどうすれば…とお考えの方はおまかせテレワークまでご相談ください。業種ごとに適切なアドバイスを無料コンサルで行わせていただきます。

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