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【おさらい】テレワークで生産性を高めるためのポイント

新型コロナウイルスの感染拡大により、働き方にも大きな変化が起きたことでテレワークを取り入れる企業もますます増えてきています。

しかし、いざテレワークをしてみるとオフィスで仕事をするようには集中できなかったり、テレワークという働き方に慣れていないために仕事が捗らなかったりと、悩んでいる会社様も多いのではないでしょうか。

この記事ではこれまでご紹介したテレワークで生産性を高めるポイントなどを改めてご紹介します。快適な業務環境を作ることで部屋での仕事をより効果的にしていきましょう!

テレワーク中の企業が抱える悩み…問題点はどこにあるのか

現在、テレワークを急に導入したことで多くの企業が困難に直面しています。一体なぜでしょうか。

社員が会社で使用するPCソフトを持っていない・ファイルを編集できない

テレワークでは社員が自宅PCで仕事をすることになりますが、自宅PCには社員が会社で使用するPCソフトがインストールされていなかったり、そのソフトを持っていないケースがほとんどです。一人一人に新たにPCソフトを導入していたらコストも手間もかかってしまいます。

また、社内の共用サーバーにしか無いファイルを編集できない…という問題もあります。そんな時はVPN接続によって仮想の専用回線を構築することで、会社のPCを自宅のPCから操作したり、共用サーバーに入ることが出来るようになります。

VPN接続について、詳しくは下記の記事で解説しています。
テレワークを簡単に導入するやり方を解説・VPN接続がオススメ

仕事の生産性や実際の活動を評価しづらい

テレワークは上司と部下が互いの様子を見れないため、仕事の生産性や実際の活動を評価しづらいことも企業にとって悩みの種です。確かな評価がされないと社員のモチベーションに影響してしまいます。
そんな時は、

  • 業務フロー
  • 物理的な業務環境

などを見直してみましょう。

<業務フローの見直し>

例えば、朝礼・終礼を決まった時刻にGoogle MeetやMeetupなどのオンライン会議ツールで行うようにしたり、1日の終わりにやった作業を報告するなど、高価なツールを導入せずともすぐに実施できる方法があります。オンラインカレンダーなどを使用して、各スタッフがその日どのような予定で動くかを共有している会社様もあるようですね。チャットツールなどで常時自分の動きを報告することも有効です。

<物理的な業務環境の見直し>

例えば先述のオンライン会議ツールに常時複数人で入るようにしておくなど、擬似的にオフィスにいるような状態を再現してみてはいかがでしょうか。お互いの様子が分かることで声をかけやすくなりますし、社員が気を抜いてサボってしまうリスクも低減します。

Meetupについては、当サイトの製品ページでもご紹介しています!
meet up – おまかせテレワーク

また社内の共用サーバーを、ファイルの操作履歴が見られるタイプのものにすることで、誰がいつどのファイルを操作・編集したかの記録が残るようになります。情報漏えい対策にも繋がり一石二鳥です。セキュリティ対策に特化したサーバーについては下記の記事で解説しています。
テレワーク中の情報漏えい対策はこれでOK!端末のログ確認も可能

情報漏えいなどのセキュリティ問題

テレワークでは、本来なら社内から持ち出すことは禁止とされていた情報もリモートワークでは自宅に持ち帰って仕事をすることになります。そのため、しっかりとしたセキュリティ対策が必要です。上記の記事で紹介しているファイルサーバーや、社外からの接続を遮断するVPN接続をうまく利用して、より強度の高いセキュリティ対策を施しましょう。

社内のネットワークの入り口にUTMと機器を設置することで、ウィルスや第三者の攻撃がPCに到達する前に遮断したり、迷惑メールを弾くことができます。

テレワークの部屋づくりは会社から促そう!生産性を高めるポイントとは?

テレワークは部屋づくりによって生産性は大きく変わってきます。社員一人一人の生産性は会社への利益に直接的に影響してきますので、テレワークの部屋づくりは積極的に会社から促すようにしましょう。

例えば長時間座っていても疲れないPCデスク用の椅子やゲーミングチェア、ブルーライトを低減するメガネを使用することで疲労感を軽減できます。また、テレワークを行う部屋が普段くつろぐ部屋として使用されている場合は、しきりを作るなどしてオンオフが切り替えられるデスク環境を作りましょう。

自宅で業務を行う時間が増えたことから、社員の負担として増えた電気代等の光熱費や電話代などを手当てとして出したり、オフィスを小規模な建物に移転するなどして工夫している会社様もあるようです。

まとめ

部屋でのテレワークの生産性を上げるために、VPN接続・セキュリティ機器・ファイルサーバーなど様々な機器があります。新しい機器を導入する前にまず既存のオンラインツールなどを試してみても良いでしょう。企業の利益を上げるためにも、テレワークの生産性を上げるための環境を整えることは非常に重要です。

「おまかせテレワーク」では、テレワークを快適にする機器を多数取り揃えています!テレワークの導入をお考えでしたら「おまかせテレワーク」にご相談ください。

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