おまかせテレワーク

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フローチャートで探る!テレワークに必要なもの

テレワーク導入を検討し始めたものの、何から始めたらいいか分からない…という方に、フローチャートをご用意いたしました!

結局テレワークって何をどうやるの?

業態によって様々ですが…

主に、下記のような方法でお仕事をされている会社様が多いようです。

  1. 社内に置いた共有サーバーの中にファイルや書類を置いておき、社外からアクセスしてそのファイルを編集
  2. クラウド上にファイルや書類を置いておき、ID・パスワードでアクセスして編集
  3. 会議はオンライン会議ツールを利用
  4. 電話はスマホに転送したり、スマホを内線化して対応。あるいはチャットやメールでの対応に切り替え

いずれの方法でも、インターネット回線と、PC等端末が必須になります。

おすすめできない方法…

これではダメ?とよくご質問いただくものの、おすすめできない方法です。

USBメモリなどにファイルをコピーして持ち帰り、自宅端末に接続して作業
紛失や情報漏えいなどのセキュリティリスクがあります。また、自分一人しか使わないファイルなら良いですが、共有ファイルだった場合、従業員が各々持ち帰って編集してしまうことにより内容にバージョン違いが発生してしまい、統合作業が必要になります。 また、専用ソフトが必要なファイルの場合、従業員の端末にも同じソフトの購入・インストールが必要になります。
GoogleDriveなどの無料クラウドサービスを使用してファイルをやり取り
見るだけなら手軽ですが、ネット対応サーバー等と違い圧倒的に速度や容量が足りないため、編集や保管に支障が出る可能性があります。また、Officeソフトと似たアプリケーションを備えているクラウドサービスもありますが、あくまで似ているだけでファイル形式は別物のため、他社ではファイルを開けないなど、やり取りがしづらくなります。

とりあえずインターネットとパソコンがあればテレワークは始められるんだね!

その前に助成金のチェック!

環境を作っていく過程で、場合によっては従業員の方の自宅用PCなど、購入するものが増えるかもしれません。費用がかさんでしまう前に、まずは受けられる補助金・助成金をご確認いただき、条件を満たす機器などをお調べいただくのをおすすめいたします。 詳しくは「役立つ補助金・助成金」のページで!


自宅にネットが無いんだけどテレワークできない?新しく契約や工事しなきゃいけない?

固定回線をご契約いただかなくても大丈夫!

モバイルルーター(ポケットWifiなどとも呼ぶ)であれば、会社で購入し貸与することができます。通信量や支払い方法(月額制や従量課金制など)の選択肢も様々。 モバイルルーターは基本的に有線非対応のことがほとんどのため、接続したい端末が有線接続のみ対応であれば、端末側にWifiの受信機が必要になります。ノートPCやタブレットであれば受信機は必要ありません。</small


会社で使ってる高いソフト、うちのPCにも入れなきゃいけないとなるとすごく高いんだけど…

VPN接続+リモートデスクトップで対応可!

リモートデスクトップとは、ホストとなるPCを別の端末から操作する機能のこと。本来同じネットワーク(建物)内にある端末同士で使うことを想定した機能ですが、VPN機能を使用すれば、社外のPCから会社PCを操作することができるようになります。実際に処理をしているのはホスト側で、処理した結果の画面を操作側に転送していることになるので、操作側の端末のスペックがあまり高くなくても大丈夫!操作遅延もほとんどありません。高価な専用ソフトの問題はこれで解決。 ホスト側で動画を再生するなど、転送する画面の情報量が増えると、遅延が発生したり画質が乱れる場合があります。


それで、社外から社内のファイルにアクセスって、結局どうやるの?

VPN接続で対応!

VPN(Virtual Private Network)とは、独自のネットワークを簡単に構築する技術のこと。様々な使われ方がありますが、テレワークで言うと、本来行き来できない社内ネットワークと、自宅ネットワークの間にトンネルを作り、行き来出来るようにすることです。例えば社内ネットワークの中にある共有サーバーに、自宅からもアクセスすることが出来るようになります! また自宅にいながら会社の複合機からプリントアウトしたり、取引先にFAXを送る(PCFAX機能)ことも可能になります。

VPN接続すると、自宅からも、まるで社内からアクセスしたかのようにファイルが見えます!

おすすめ機器:ZC1000

ZC1000

Virtual Private Network(VPN)の構築が簡単にできる機器。距離の離れた拠点同士をネットワークで繋ぎ、社外にいながら社内ネットワークに入ったり、社外から社内の複合機を使用することが出来るようになります。他社リモートVPNルーターは全端末1台1台に設定が必要になりますが、ZC1000は設定がクラウド上に保存され、接続も専用アプリケーションを起動して実行するだけです!


インターネットの準備はバッチリ!早速社外からアクセス!

セキュリティは大丈夫ですか!?

社外から社内ネットワークに入るということは、本来閉じられた社内ネットワークの壁に入り口を開けて、外から入れるようにするということ。つまり不正アクセスを受ける可能性も増えてしまうのです!不正アクセスを受けると、ウィルスに感染させられたりファイルを盗まれ、個人情報流出に繋がる可能性があります。UTMなどのセキュリティ機器を入り口に設置し、許可された者だけ社内ネットワークに入れるようにしたり、近づいてきたウィルスを監視・除去しましょう。

おすすめ:SS5000II

SS5000Ⅱ

インターネット出入口に設置し、ウィルスの検知・除去ができる機器。内蔵の「αScan」では、USBメモリなどの外部機器の接続履歴や操作ログなどを取得することも可能で、大変ご好評をいただいております!


社員がテレワーク中の会議ってどうするの?そもそも社員が家で1人きりで様子が分からないのが不安…

オンライン会議を活用してみましょう!

ネット上で社員複数名が顔を見たり声を聞きながら会議できるオンライン会議ツールを導入してみましょう!ブラウザにアクセスするタイプや、専用アプリケーションを利用するものなど種類は様々です。部署ごとに会議のルームを作り常に入室するようにしておけば、オフィスと同じようにすぐに声を掛け合うことも可能になります! 自分の声が相手に聞こえるようにするためには、音声入力のための「マイク」が必要になります。ノートPCやタブレットであれば内蔵されていることがほとんどですが、デスクトップPCの場合は別売りのものを探してみましょう。

おすすめ:meet up

meet up

インターネットブラウザで接続してすぐに始められるオンライン会議システム。登録などをしなくても、招待者が発行したルームURLにアクセスするだけですぐに会議に参加できます。同時接続最大6人まで可能。

詳細は オンライン会議システムmeetup紹介ページ にてご確認下さい。

ビジネスユースですが驚きの低価格。かつ入室会員登録やID、パスワードの発行・専用アプリケーションが必要なく、手軽です!社内会議だけではなくお互いに資料共有や画面共有も出来るので商談や面接などにも活用可能。

会社にかかってきた電話はどうやって対応すればいい?スマホに転送出来ても、かける時は自分のプライベートの番号になっちゃうし…

スマートフォン内線化アプリが便利です!

電話対応する方が1人であれば、NTTのボイスワープサービスを利用する方法も。ただし有料で、受けるのみで発信はできません。スマートフォン内線化するアプリであれば、複数人で会社の電話を受け、会社番号での発信も可能になります!社内で受けた電話も、まるで内線のようにスマートフォンに回すことが出来るので、お相手を折り返しでお待たせすることもなくなります。社内の電話帳データも閲覧でき、そのまま発信可能になります。

おすすめ:Mliner

Mliner

お使いのスマートフォンにインストールし、saxaビジネスフォンと連動させることで、会社にかかってきた電話に外出先でも出られるようになるアプリケーションです。内線を回したり、会社の番号で発信をする事も可能。お使いのスマートフォンがコードレス電話機の感覚で利用できるようになります。

設定後はアプリを起動するだけでスマートフォンがまるでビジネスフォンの子機のように動作します!

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