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テレワーク中のサボりを監視する方法を紹介・不正防止ツールで解決

日本では少しずつテレワークが導入されつつありますが、テレワークが導入されるのにつれてサボる人が続出しています。マイナビが2020年にインターネットで行ったアンケートによると、テレワーク時に70%以上の人がサボったことがあると回答しています。

サボったことがあるという回答者に具体的な事を聞いてみると、「動画を視聴していた」「ゲームをしていた」「昼寝していた」という仕事に関係のない理由が多いことが明らかになりました。

では、なぜこのようにサボってしまうのかという事やテレワーク中のサボりを監視する方法について本記事では紹介していきます。

テレワーク中にサボってしまう原因

テレワークを行っている方の7割はサボったことがあると答えていますが、なぜサボってしまうのでしょうか?

テレワーク中にサボってしまうのには以下の4つが主な原因のようです。

1.監視されていない

2.娯楽がある

3.雑務が入る

4.切り替えが難しい

一つ一つ詳しく紹介していきます。

1.監視されていない

テレワーク中にサボってしまう原因1つ目は、監視されていないということです。

テレワークだと周りに上司や同僚がおらず、仕事をしていなくても誰からも注意されることはありません。すると危機感が無くなり、動画サイトなどを視聴して仕事をサボってしまいがちになります。

では、どうすれば社員に危機感を持たせて仕事をサボらないようにすることが出来るのか?

それは、上司や同僚の目を意識する環境を作ることです。具体的な方法については後述していきます。

2.娯楽がある

テレワーク中にサボってしまう原因2つ目は、娯楽があるということです。

テレワークは在宅で仕事をするため、自宅にあるゲームやインターネットサービス等の娯楽の誘惑に勝てずに仕事をサボってしまうということがあるようです。

実際にWebマーケティングを行っているSheep Dogの調査では、在宅勤務中に20%以上がYouTube等の動画を見ており、15%以上がゲーム等をしたことがあるという回答をしたという結果が出ています。

オフィス勤務だとゲームをすることは出来ませんし、もちろんYouTube等の動画を見ることもできません。

ですがテレワークは、既に周りにゲーム機やマンガ等があるためサボってしまうのです。

3.モチベーションが上昇しない

テレワーク中にサボってしまう原因3つ目は、モチベーションが上昇しないということです。

テレワークを行っている人は、組織としての意識が薄くなる傾向にあります。

組織としての意識が薄くなると仕事に責任感ややりがいを見出すことが困難になり、モチベーションが上昇しないという事態を引き起こしてしまいます。

モチベーションが上昇しなければ、仕事よりもゲーム、漫画、映画などを優先してしまいサボってしまうのです。

4.切り替えが難しい

テレワーク中にサボってしまう原因4つ目は、切り替えが難しいということです。

テレワークはオフィスに行く事もなければ、仕事を始める際の朝礼もありません。

プライベートと仕事の境目が曖昧になるため、仕事をするぞ!というスイッチの切り替えが難しくなってしまいます。

そのため「仕事をしている最中でもスマホをいじってしまう」であったり「仕事中にテレビを見てしまう」ということが起きてしまいます。

またその逆パターンで「仕事を朝7時から夜12時までし続けてしまう」という状況になってしまったり「昼食を食べずに仕事をし続けてしまう」というテレワークによるオーバーワークでうつ病になってしまうという、いわゆる「テレワークうつ」が増えています。

これを解消するためには、仕事とプライベートを切り替えるための仕組みを作らなければいけません。

テレワークは「サボる」より「バーンアウト(働きすぎ)」にこそ注意が必要

テレワークをサボらせない3つの具体的な方法

では、ここからはテレワークをサボらせない3つの具体的な方法について紹介していきます。

1.テレワークに特化したサーバーを導入する

2.1日の成果を提出させる

3.時間や仕事内容を共有する

一つ一つ詳しく紹介していきます。

1.テレワークに特化したサーバーを導入する

テレワークをサボらせない具体的な方法1つ目は、テレワークに特化したサーバーを導入するという方法です。

この方法は、GF1000Ⅱ」という商品に付属している「Office LogAce」というセキュリティソフトを使用します。「Office LogAce」はインストールし、サーバーを導入したと同時にセキュリティ対策が可能となります。

「Office LogAce」の主な機能は3つあります。

一つ目が、どのファイルを操作したのかがわかるという機能。

テレワーク中に従業員がPCで操作したファイルなどを履歴としてログに残すことが出来ます。

さらに、「いつ、誰が、どこで」ファイルを操作したのかまで分かるため情報漏えいを抑制できる効果が得られます。

二つ目が、どんなWebサイトを閲覧したのかがわかるという機能。

テレワーク中に従業員がPCで閲覧したサイトURLをログとして残せるようになっています。業務に関係のないサイトを閲覧していることがすぐに判明するためサボりを抑制できます。

三つ目が、USBメモリに転送したデータがわかるという機能。

テレワーク中に従業員がUSBメモリなどの外部媒体に移したデータの履歴を見ることが出来ます。情報漏えいだけでなくウイルスの感染対策も可能です。

「Office LogAce」には、上記のような機能があるため、社員の業務を見ることが出来ますし、業務効率を上げることも出来ます。

2.1日の成果を提出させる

テレワークをサボらせない具体的な方法2つ目は、1日の成果を提出させるという方法です。この方法は、明日からでも実行することが出来る方法となっています。

では、どのようにするのかというと、その日に終わらせた業務を提出させるのです。

例えば「Excelで資料を作る」という業務があったとしましょう。この業務を1日のノルマに設定し、終業時間にExcelで作った資料を提出させるという至ってシンプルな方法です。

業務ノルマがあることでテレワークをしている社員は「今日中に終わらせなければいけない」という危機感を持ち、仕事をサボる余裕はなくなります。

3.時間や仕事内容を共有する

テレワークをサボらせない具体的な方法3つ目は、時間や仕事内容を共有するという方法です。

これは一つ目で紹介した「OfficeLogAce」と組み合わせると絶大な効果を発揮します。

なぜかというと、「OfficeLogAce」ではどれくらいの間PCで作業をしていたのか・どのサイトを閲覧していたのか等を見ることができるからです。

例えば、会社側が今日は5時間でExcelで資料を作ってほしいと時間や仕事内容を従業員と共有したとしましょう。

その際に、「Office LogAce」で従業員がリモート先のPCでどのサイトを開いているのか?どのファイルを開いているの?どれくらい作業しているの?等を確認することができ、時間や仕事内容を共有した通りに行っているかをチェックすることが可能です。

チェックした内容をチーム全体で共有することで仕事をサボろうとする人はいなくなります。

このように、1つ目で紹介した「OfficeLogAce」と時間や仕事内容の共有を組み合わせることで、従業員がサボれない環境を構築することが出来ます。

まとめ

本記事では「テレワーク中のサボりを監視する方法を紹介・不正防止ツールで解決」というテーマについて解説していきました。

冒頭でも解説したように、テレワークを経験している7割の方がサボった経験があるという回答をしています。

このように、テレワーク時のサボりに様々な方法で対策をする必要があります。

サボり対策としては今回紹介した以下の3つが挙げられます。

1.テレワークに特化したサーバーを導入する

2.1日の成果を提出させる

3.時間や仕事内容を共有する

特にこの中のテレワークに特化したサーバーを導入するという方法は、「OfficeLogAce」を使用することで健全なテレワーク環境を構築できて、その結果サボり対策だけでなく情報漏えい対策も可能になるので非常にオススメです。

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